Règlement pour l’élection aux postes de syndics

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ÉLECTION DU 11 MAI 2023 SALLE DU CMCL
Boulevard Pierre et Marie Curie - 05000 Gap

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OUVERTURE DU SCRUTIN : 09 h 00
FERMETURE DU SCRUTIN : 12 h 30

Vu l’ordonnance n°2004-632 du 1 er juillet 2004,
Vu le décret n°504 du 03 mai 2006,
Vu les statuts du 26 mars 2010,

Il a été adopté par délibération du 10 mars 2023 le présent règlement relatif à l’organisation des élections de syndics à l’ASA du Canal de Gap suivant :

1. POSTES A POURVOIR

Rappel de l’article 10 des statuts :
Un candidat au poste de syndic dépendra du secteur où il dispose de terrains souscrits à l’arrosage. Si le candidat dispose de terrains sur plusieurs secteurs différents, il devra se présenter sur le secteur où il détient au moins 30 % de sa superficie cadastrée engagée à l’arrosage.

Les postes de syndic qui devront être honorés sont présentés dans le tableau ci-après :

L’attribution des postes de syndics qui siègeront au syndicat dépendra du nombre de voix obtenues, le candidat qui obtiendra le plus grand nombre de voix sera déclaré titulaire, le suivant sera déclaré suppléant.

2. COMPÉTENCE DE LA 1 ere ou de la 2 eme ASSEMBLÉE

L’article 20 des statuts mentionne : « L’assemblée des propriétaires est valablement constituée quand le nombre des voix représentées est au moins égal à la moitié plus une du total des voix de l’association syndicale ».

Dans le cas où le président viendrait à constater l’absence de quorum à la première assemblée générale, il pourra décider de la tenue d’une deuxième assemblée dans l’heure qui suivra. L’assemblée délibère alors valablement, quel que soit le nombre des voix représentées.

3. CANDIDATURES AUX POSTES DE SYNDICS

Les candidats au poste de syndic devront impérativement se faire connaître avant le 4 mai 2023 à 17h00, par un courrier adressé à M. le Président de l’ASA du Canal de Gap, 2 avenue Lesdiguières – 05 000 GAP, et ce pour permettre la préparation des élections ayant lieu le 11 mai 2023 à 9h00.

• Les candidats doivent être à jour de leurs cotisations
• Les candidats se chargent de se faire connaitre au préalable auprès des adhérents
  (Aucune communication à finalité électorale n’est autorisée au cours de l’assemblée
  des propriétaires)
• Une fois connue et établie, la liste des candidats sera affichée dans les locaux du CMCL, ainsi que dans chaque isoloir.

4. REPRÉSENTATION DES POUVOIRS DANS LA PROCÉDURE DE VOTE A BULLETIN SECRET

4.1. Validation des pouvoirs

La validation des pouvoirs s’effectuera pour les adhérents qui le souhaitent, au siège de l’ASA à compter de la réception de la convocation et jusqu’au 4 mai 2023 - 17h00 ou à défaut le jour de l’Assemblée des Propriétaires.

Rappel de l’article 19 des statuts :
Un membre de l’association syndicale peut donner pouvoir écrit de voter en son nom à toute personne de son choix.

Ce fondé de pouvoir :

• S’il est lui-même propriétaire a droit à 30 voix maximum y compris les pouvoirs qui pourraient lui être confiés.
• S’il est propriétaire et locataire, il a droit :
  o 30 voix en tant que locataire en justifiant ses fermages par un bail ou un relevé parcellaire d’exploitation de la MSA de l’année en cours.
  o 30 voix en tant que propriétaire, y compris les autres pouvoirs qui pourraient lui être confiés
• S’il est locataire seulement, il a droit à 30 voix maximum (en justifiant ses fermages par un bail ou un relevé parcellaire d’exploitation de la MSA de l’année en cours), y compris les autres pouvoirs qui pourraient lui être confiés  S’il n’est pas propriétaire, il a droit de représenter 1 seul mandat dans la limite de 30 voix.

Les mandats sont valables jusqu’à la fin de l’assemblée générale.

Après avoir obtenu la validation des pouvoirs avant le 04 mai 2023, le votant se présentera le jour de l’élection muni de sa convocation ou du pouvoir qui lui aura été remis. Il lui sera alors délivré le bulletin de vote mentionnant le nombre de voix qu’il représentera.

Cette procédure se déroulera dans les conditions suivantes décrites ci-après :

• Seul le personnel de l’ASA pourra assurer l’émargement des registres et la délivrance des bulletins de vote.
• Pour faire valider leur(s) pouvoir(s), les adhérents propriétaires devront justifier de leur identité en présentant leur convocation et leur pièce d’identité.
• Le maximum des voix personnelles et des mandats pouvant être détenus par un même adhérent est de 30.
• Tout propriétaire ayant fait valider plusieurs pouvoirs ne pourra pas demander la modification du nombre porté sur son bulletin de vote qui lui aura été remis.

4.2. Enregistrement et comptabilisation des pouvoirs

1 personne de l’ASA (Poste A) pour assurer les fonctions suivantes :

• Classe les pouvoirs par lettre alphabétique et vérifie que le total des pouvoirs plus les voix personnelles du votant représentant au plus 30 voix, sauf dans le cas des propriétaires locataires (60 voix maximum).
• Agrafe les pouvoirs à la convocation du mandataire (votant) ou à un papier prévu à cet effet, sur lequel est porté le nombre total des voix.
  Exemple : Je possède un terrain de moins de 1 ha, je détiens 1 voix. Je peux détenir jusqu’à 29 pouvoirs dans la limite de 1 voix chacun, soit 29 voix, plus ma voix, soit 30 voix.

4.3. Locataires non-propriétaires

1- Il est vérifié que le locataire non-propriétaire qui se substitue au propriétaire est bien en possession d’une procuration de celui-ci et d’une copie du bail de location précisant les parcelles souscrites.

2- Mentionner sur un carnet folio : le nom du locataire qui se présente et le nom du propriétaire qu’il représente ainsi que son n° d’ordre. La personne de l’ASA en charge porte la mention « validé » et appose le tampon de l’ASA. Il est remis au locataire l’original et les pouvoirs le concernant. L’ensemble étant agrafé.

5. GESTION DE L’EMARGEMENT

1 personne de l’ASA (Poste B) pour assurer les fonctions suivantes :

1 registre d’émargement (présence + pouvoirs)

• L’adhérent présente sa pièce d’identité et est invité à signer au droit de son nom sur la liste d’émargement le concernant.

Cas des locataires non-propriétaires

1- Le locataire passe à l’émargement pour valider ses pouvoirs sur la liste :

a. Dans la case de signature face au nom de la personne représentée : on indique le numéro qui se trouve sur la feuille du carnet,

b. En fin de liste : on note le numéro de la feuille du carnet et le nom du locataire puis il signe,

c. L’ASA conserve les pouvoirs et la feuille agrafés,

2- Remise du bulletin de vote avec le double de la feuille du carnet dupli.

1 personne de l’ASA (Poste C) pour assurer les fonctions suivantes :

• Inscrit sur le bulletin de vote dans la case prévue à cet effet le nombre de voix total porté par ce bulletin, dans la limite de 30 voix.
• Conserve à des fins de preuve la convocation à laquelle ont été agrafé les pouvoirs.

1 personne de l’ASA (Poste D) pour assurer les fonctions suivantes :

• Après que le votant soit passé dans l’isoloir, il se rend au poste D pour voter et signer le registre des votants.

Cas du locataire non-propriétaire

Le locataire signe en lieu et place du propriétaire.

6. PRÉSENTATION DU BULLETIN DE VOTE

• Sur le bulletin de vote, s’il y a plusieurs candidats par secteur, les adhérents ne devront conserver qu’un seul candidat.
• Il n’y aura pas de duplicata du bulletin de vote remis le jour de l’Assemblée.

Seront déclarés nuls :

• Toute enveloppe comportant plus de 1 bulletin entraîne la nullité (sauf si les deux sont identiques, dans ce cas, un seul bulletin sera comptabilisé).
• Pour manifester l’intention d’élection d’un candidat, sur le bulletin, son nom doit être entouré, ou bien les noms des candidats non souhaités doivent être rayés.
• Tout bulletin comportant plus de candidats pour 1 secteur donné que de besoin, sera compté comme nul.
• Les pouvoirs rédigés de façon manuscrite seront déclarés nuls.

7. DÉPOUILLEMENT LORS DU VOTE A BULLETIN SECRET

Toute personne qui le souhaite peut se présenter comme candidat à la fonction d’assesseur. Il fait alors connaitre par écrit au Président le souhait d’être assesseur. La qualité d’assesseur est alors automatique et ne requiert aucune validation préalable.

En début et cours d’assemblée, le Président pourra solliciter la participation d’autres assesseurs.

Les opérations de dépouillement sont publiques et sont réalisées exclusivement par le personnel de l’ASA sous le contrôle des membres adhérents de l’ASA, des candidats ou des assesseurs.

Le personnel est chargé :

• 1 personne XX : d’ouvrir les enveloppes, et donner dans l’ordre, les noms des candidats puis le nombre de voix figurant sur les bulletins,
• 2 personnes YY et ZZ : consigner les résultats sur des tableaux à double entrée

Les tableaux à double entrée permettront :

• De comptabiliser le nombre de votants qui doit être égal au nombre de signataires.
• De comptabiliser les suffrages exprimés qui doivent être inférieurs au nombre de pouvoirs et de voix enregistrés.
• De désigner les candidats élus.

Les défauts de mutation ou de mises à jour étant imputables à l’adhérent ne seront pas corrigés le jour de l’Assemblée.

Gap, le 10/03/2023
Le Président,
Robert NEBON